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E-Mail

Handbuch Versendung von FAX per E-Mail

1. E-Mail to Fax
2. Probleme & Lösungen

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1.) Email to Fax - Schnittstelle

Wenn Sie nicht über unser Webformular, sondern aus Ihrer eigenen Anwendung heraus Faxe senden möchten, können Sie unsere Email to Fax -Schnittstelle verwenden. Sie schreiben eine email mit dem Mailprogramm Ihrer Wahl und senden die email im reinen Textformat (nicht HTML) an unser Fax-Gateway fax@sms4.de.

Die Umwandlung funktioniert nur, wenn die email-Adresse des Senders dem System bekannt ist. Tragen Sie die email-Adresse, mit der Sie senden, daher zuvor unter Einrichten -> Email-Berechtigungen ein.
Dies dient dazu, ausgehende Faxe auf Benutzer/Kunden abrechnen zu können. Die email-Adresse des neu angelegten Benutzers wird automatisch für das Gateway freigeschaltet. Um einem einzelnen Benutzer manuell den Zugang zum Email to Fax - Gateway zu sperren (oder zu öffnen) können Benutzer mit Administrator-Rechten unter Verwaltung -> Email-Berechtigungen die email-Adressen einzeln hinzufügen oder löschen.

Bitte senden Sie die email als reinen Text, nicht als HTML.

Beispiel 1: (Beispiele können als Vorlage per copy & paste verwendet werden)

KUNDENNR:XYZ123 FAXNR:073401111111 FAXNR:073401111112 FAXNR:073401111113 SENDEBERICHT:JA KOPFZEILE:Hier die Kopfzeile eintragen ABSENDER:073402222222 Hier steht der Text. Sie können mehrere Zeilen benutzen. Auch Zeilenumbrüche sind möglich. HTML-Mails können allerdings nicht verarbeitet werden.

Beispiel 2:

KUNDENNR:XYZ123 FAXNR:073401111111 SENDEBERICHT:JA KOPFZEILE:Hier die Kopfzeile eintragen ABSENDER:073402222222 Hier steht der Text. Sie können mehrere Zeilen benutzen. Auch Zeilenumbrüche sind möglich. HTML-Mails können allerdings nicht verarbeitet werden.

Die Email muss folgendes Layout haben:

An / To:
Bitte unsere Emailadresse fax@sms4.de für das Fax-Gateway angeben.

Betreff / Subject:
Dort können Sie etwas Beliebiges eingeben (die Eingabe wird nicht weiterverarbeitet).

Nachricht / Body:
Im Body der Email müssen Sie SMS4.de Schlüsselwörter angeben. Die Schlüsselwörter werden gefolgt von einem Doppelpunkt : und dem nachfolgenden Wert.

Schlüsselwort	Beispiel	Beschreibung
KUNDENNR (Pflicht)	KUNDENNR:XYZ123	Ihre SMS4.de Kundennummer hier kostenlos beantragen
FAXNR (Pflicht)	FAXNR:073401111111	Die Fax-Zielnummern. Wenn Sie an mehrere Empfänger gleichzeitig schreiben wollen, schreiben Sie die Schlüsselwörter untereinander, z.B. FAXNR:073401111111 FAXNR:073401111112 Faxe ins Ausland mit Landesvorwahl und führenden Nullen angeben z.B. für Österreich Vorwahl 0043: FAXNR:004373401111111
ABSENDER (Pflicht)	ABSENDER:073402222222	Die Fax-Absendernummer (Den Vorgabewert können Sie in den Einstellungen angeben).
SENDEBERICHT (optional)	SENDEBERICHT:NEIN	Standardmäßig wird der Sendebericht für jedes Fax im Logfile abgelegt. Wenn Sie den Sendebericht zusätzlich als Email erhalten wollen: geben Sie JA, KURZ oder LANG an, ansonsten NEIN. Wert Bedeutung JA kurzer Sendebericht per Email im CSV-Format (im Email-Anhang) KURZ wie JA LANG langer Sendebericht per Email, d.h. mit Sendebericht im CSV-Format wie bei JA und KURZ, aber zusätzlich mit einem Sendebericht in Form einer PDF-Kopie des gesendeten Fax (im Email-Anhang). Sendeberichte mit Seitenzahl=0 (kein Fax gesendet) enthalten nur den Sendebericht im CSV-Format. NEIN kein Sendebericht per Email (Den Vorgabewert können Sie in den Einstellungen angeben)
KOPFZEILE (optional)	KOPFZEILE:alphaQuest GmbH	Die Kopfzeile für das Fax
THERMOFAX (optional)	THERMOFAX:JA	Mit diesem Parameter können Sie einstellen, ob der Papierverbrauch bei empfangenden Thermofaxgeräten minimiert werden soll. Leere untere Seitenabschnitte werden dann abgeschnitten. Damit kann erreicht werden, dass Thermofaxgeräte weniger Endlospapier durchziehen. Wenn Sie wollen, dass papiersparend gesendet wird, dann setzen Sie den Parameter auf JA, ansonsten auf NEIN. (Den Vorgabewert können Sie in den Einstellungen angeben). Diese Option funktioniert nur bei Seiten im Hochformat.

Jede Zeile ohne Schlüsselwort am Zeilenanfang s.o. wird als Faxtext behandelt, auch Leerzeilen! Für den Faxtext wird mindestens eine Seite berechnet.

Dateianhänge:
Sie können derzeit PDF (.pdf) Dateien als Anhang versenden. Die angehängten Dateien werden dann in Faxseiten umgewandelt (die Dateien sollten in Summe nicht größer als 2 MB sein).
Wenn Sie nicht das kostenpflichtige Programm Acrobat von Adobe zum Erstellen von PDF-Dateien z.B. aus Word, Excel verwenden, können Sie auch kostenlose Tools wie Z-ViPrinter, FreePDF XP oder CutePDF dafür nutzen.

2.) Probleme & Lösungen

1. Bitte senden Sie keine Mails im Format HTML bzw. Richtext, da sonst die Schlüsselwörter nicht richtig ausgelesen werden können.
2. Bitte stellen Sie sicher dass für Texte in E-Mails der Zeichensatz ISO 8859-1 verwendet wird:
   

   ... charset="iso-8859-1"
   

   sonst kann es zu Problemen mit Umlauten und Zeilenumbrüchen kommen. Die Schlüsselwörter können dann u.U. nicht mehr ausgelesen werden.
3. Folgende Dokumenteneinschränkungen bei PDF-Dateien werden nicht unterstützt:
   Drucken - Nicht Zulässig, d.h. das Ausdrucken von PDF Dateien muss erlaubt sein.
4. Bei PDF Dateien darf kein Kennwort zum Öffnen des Dokuments notwendig sein.
5. Die PDF-Dateien sollten in Summe nicht größer als 2 MB sein.
6. Bitte senden Sie keine Mails mit elektronischen Signaturen, da sonst die Schlüsselwerte nicht richtig ausgelesen werden können.
7. Bei manchen Mailprogrammen z.B. Outlook kann es vorkommen, dass automatisch Zeilenumbrüche nach 76 Zeichen eingefügt werden. Bitte überpüfen Sie dann die Einstellungen Ihres Mailprogramms.
8. Dubletten bei den Faxnummern sind nicht erlaubt und werden automatisch entfernt.
9. Notrufnummern z.B. 110 sind nicht möglich.